Warning: mkdir() [function.mkdir]: Disk quota exceeded in /cms-core/pdo.php on line 258

Warning: touch() [function.touch]: Unable to create file ../FileStorage/.backup/20140821081444/.complete because No such file or directory in /cms-core/pdo.php on line 277
Internet na Wsi - Planowanie projektów wykorzystania IT w rozwiązywaniu lokalnych problemów

Internet na Wsi

Krok po kroku

» do druku

Poradniki

Planowanie projektów wykorzystania IT w rozwiązywaniu lokalnych problemów

 

I. Planowanie projektowe

„Aby wiedzieć co robić w tym roku, musisz wiedzieć gdzie chcesz być za lat dziesięć”.

W środowiskach lokalnych często  trudno przekonać ludzi  do wspólnego  planowania działań rozwiązujących problemy społeczne. Wielu ludzi uważa, że planowanie to marnowanie czasu, a życie i tak przyniesie to, co ma przynieść. Jednak brak planowania, skrócenie perspektywy do „tu i teraz”  jest niestety dość wyboistą drogą do sukcesu. Ci, którzy nie planują, zderzają się  z trudnościami  spadającymi na nich nagle. Brak przygotowania i zabezpieczeń zwykle drastycznie zmniejsza nasze szanse na skuteczne działanie.

 

Korzyści z planowania projektu:

  • Robienie błędów na papierze a nie w realnych działaniach (mniej bolesne)

  • Zmusza do myślenia o przyszłości (sytuacje rzadziej nas zaskakują)

  • Pomaga ustalić następny krok (wiemy co nas czeka)

  • Lepiej kontrolujemy własne działania (działania są bardziej spójne i konsekwentne)

  • Chroni nas przed katastrofą (reagujemy na pierwsze symptomy trudności)

  • Ułatwia współpracę  (wszyscy wiedzą czego się powinni trzymać)

  • Pozwala efektywnie gospodarować energią ludzi i innymi zasobami

  • i pewnie parę innych


Ważne pytania

„Wiedzieć co robić i jak robić to dwie różne rzeczy”.
Peter F. Drucker

Planując projekt  rozwiązujący problem społeczny powinniśmy znaleźć odpowiedź na kilka kluczowych pytań.

Gdzie jesteśmy?
Musimy dokonać analizy problemu, z którym chcemy się zmierzyć. Problem powinien być jasno określony, występujący w danej sytuacji, na danym terenie w ściśle określonej grupie ludzi. Musi to być konkretny, mierzalny problem, istniejący „tu i teraz”

Dokąd zmierzamy?
Musimy określić cele i rezultaty, jakie przewidujemy osiągnąć w wyniku realizacji projektu. Cele i rezultaty również muszą być jednoznacznie i precyzyjne zdefiniowane. Jednocześnie muszą być one zgodne z misją naszej organizacji i  celami strategicznymi  naszej gminy.

W jaki sposób?
Wiele dróg może prowadzić do  celu. Warto wybierać te, które pozwalają wykorzystywać w sposób efektywny zasoby naszej społeczności i szanse, jakie pojawiają się w jej otoczeniu (np. możliwości wynikające z udziału w programie „Budowanie społeczeństwa informacyjnego „). To zapewnia stosunkowo niski nakład sił i środków w stosunku do osiąganych rezultatów.

Często w natłoku zadań dnia codziennego gubimy nasze wartości, cele do których zmierzamy. Wypalamy się, wchodzimy w konflikty, tracimy motywację, pracujemy mniej efektywnie. Planowanie projektu zmusza nas do wspólnego przemyślenia spraw, które często omijamy w codziennym działaniu. Jeśli jednak każdorazowo, planując projekt, odpowiadamy sobie na wyżej postawione pytania, to przynajmniej jesteśmy w stanie jasno wyłożyć własny punkt widzenia i dialog społeczny staje się możliwy. Łatwiej też znajdujemy odpowiedź na bardziej operacyjne pytania:

  • Co trzeba zrobić (kolejne kroki)

  • Kiedy i jak należy to zrobić

  • Kto powinien to zrobić

  • Skąd wziąć środki na realizacje planów


Dobrze zaplanowany projekt to skuteczna instrukcja, której możemy się trzymać, działając na rzecz rozwiązania danego problemu. To także właściwy punkt wyjścia przy szukaniu partnerów do współpracy.

 Spójny, uporządkowany plan działań wynikający z dobrze udokumentowanego rozpoznania problemu łatwiej jest też zaprezentować  w sposób jasny i przekonujący  potencjalnym partnerom na zewnątrz organizacji czy gminy.

II. Pisanie wniosku o dotacje

„Wniosek aplikacyjny jest wizytówką naszego projektu”.

W planowaniu projektowym przede wszystkim chodzi o to, byśmy my sami uzgodnili i uporządkowali nasz sposób myślenia o problemie i sposobie jego rozwiązania. Przy pisaniu wniosku o dotację pojawia się kolejna trudność: musimy do naszego pomysłu przekonać osoby  spoza zespołu planującego projekt , które mogą mieć własne , często różniące się od naszego „widzenie problemu”. Mogą też  o  problemie wiedzieć tylko tyle, ile my sami  pozwolimy im się dowiedzieć.

We wniosku o dotację, projekt (nasz plan działania)  musi być opisany w taki sposób, aby uwzględnić również cele i sposób myślenia potencjalnego sponsora. Uwzględnienie „perspektywy  sponsora”  jest często kluczową kwestia rozstrzygającą o skuteczności naszych starań  o dofinansowanie projektu.

 Jeśli nie jesteśmy gotowi do ponownego przemyślenia naszego projektu w sposób uwzględniający interes sponsora, to zawsze możemy rozważyć możliwość zrealizowania projektu bez finansowania zewnętrznego. Niezależnie od tego, do jakiego sponsora składamy wniosek o dotację, składa się on zwykle  z następujących części:

A.  Diagnoza stanu (charakterystyka problemu)

Trzeba pamiętać, że:

  • powinien to być opis sytuacji tylko w tym obszarze, którego projekt dotyczy

  • informacje podawane powinny wynikać z przeprowadzonych wcześniej badań, danych statystycznych, przeprowadzonych analiz itp.
  • opis powinien zawierać  informacje ściśle powiązane z celem projektu  (dzięki temu  informacje te stanowią materiał wyjściowy do uzasadnienia projektu)

 

Charakterystyka problemu powinna zawierać następujące informacje:

  • Nazwa problemu

  • Opis problemu- gdzie dany problem występuje ( konkretne miejscowości), ilu i jakich osób dotyczy problem, jaka jest konkretna potrzeba tych osób (ustalona na podstawie badań, rozmów z samymi  zainteresowanymi, a nie na podstawie tylko swoich osobistych przeświadczeń), jakie są rozmiary problemu (liczby, procenty, dane statystyczne lub szacunkowe)
  • Analizy (oparte na zebranych wcześniej danych):  dlaczego jest to problem, jakie są objawy, przyczyny i skutki problem, co by było gdybyśmy nie zajęli się tym problemem.


B.  Uzasadnienie projektu

Należy przytoczyć argumenty, które przekonają sponsora, że dofinansowanie naszego projektu jest  zgodne z jego celami i zapewnia wysokie prawdopodobieństwo sukcesu.

Rodzaje  argumentów, które warto wykorzystać:

  • cel projektu wynika z dobrze udokumentowanych potrzeb środowiska, na rzecz którego podejmujemy działania

  • wykazanie zbieżności celów projektu z celami sponsora
  • istnieje plan  działań po zakończeniu finansowania przez sponsora


C.  Oczekiwane zmiany w wyniku realizacji projektu

Należy opisać, jaki jest spodziewany (po zakończeniu projektu) wpływ działań przewidzianych projektem na zmianę sytuacji wyjściowej (rozwiązanie problemu). Rezultaty to nic innego jak zrealizowane cele. Rezultaty muszą być opisane za pomocą kryteriów liczbowych. Brak ilościowych wskaźników przy opisie rezultatów dyskwalifikuje wniosek, ponieważ nie można w sposób jednoznaczny określić efektów projektu.

Przykład: Określenie rezultatu jako „zwiększenie umiejętności mieszkańców w zakresie obsługi komputera” nie jest wystarczające. Warto podać wskaźniki ilościowe np. liczbę osób, zakres umiejętności, jakie w wyniku projektu zdobyli, w jaki sposób  zdobyte umiejętności  rozwiązują opisany w projekcie problem itp.

D.  Beneficjenci projektu

Należy dokładnie określić  grupę docelową, która zostanie objęta działaniami projektu.

Przykład  ”Młodzież ze wsi X w wieku 19-25 lat”.

E.  Cele projektu

Cel musi być :

  • Specyficzny (konkretny i dobrze zdefiniowany)

  • Powinien być tak sformułowany, żeby każdy go mógł zrozumieć i dowiedzieć się co chcemy osiągnąć
  • Mierzalny - aby doprowadzić zadanie do końca, trzeba znać odpowiedź na pytanie: skąd będziemy wiedzieli, że osiągnęliśmy cel. Po czym to poznamy? Cel musi być mierzalny, żeby realizatorzy projektu (i  grantodawca) wiedzieli, ile im do niego brakuje lub czy został  już  osiągnięty.
  • Uzgodniony. Musi istnieć zgoda i porozumienie co do stawianych celów. Poza tym musi on wynikać z przeprowadzonych wyżej analiz, a nie z indywidualnych przeczuć i odczuć.
  • Realistyczny

Możliwy do osiągnięcia w świetle rozpoznanych szans i zagrożeń oraz mocnych i słabych stron organizacji i gminy, możliwy w określonym czasie i przy określonych środkach.

F.  Metoda

Opisujemy wybraną metodę osiągnięcia założonych celów. Wybór przyjęcia określonej metody osiągnięcia celu uzasadniamy  wskazując, że metoda jest:


  • stosowna.

Metoda jest stosowna, jeśli odpowiada misji naszej organizacji i celom strategicznym  gminy, postawionemu celowi i założonym rezultatom. Musi ona także uwzględniać oczekiwania beneficjentów, partnerów lokalnych i ewentualnych sponsorów.  Przykład Jeśli projekt jest planowany jako część programu „Budowanie społeczeństwa informacyjnego” metoda musi zakładać wykorzystanie IT do rozwiązania postawionego w projekcie problemu społecznego.


  • efektywna (w jakim stopniu gwarantuje sukces)     

  • adekwatna (czy jest dopasowana do naszych możliwości)

  • wydajna (jaki jest stosunek nakładu sił i środków do przewidywanych zysków)


G.  Harmonogram

Harmonogram to zestawienie wszystkich działań przewidzianych w projekcie w układzie czasowym z zaznaczeniem osób za nie odpowiedzialnych. Harmonogram może przyjąć postać tabeli.

H.  Monitoring i ewaluacja

Ewaluacja pokazuje, czy osiągnęliśmy zamierzony cel, czy działania były realizowane zgodnie z naszym planem, czy partnerzy się sprawdzili, czy dobór metod był właściwy.

Ewaluacja to proces dostarczania rzetelnych informacji i opinii na temat tego, czy i dlaczego w wyniku realizacji działań, są osiągane lub nie, zamierzone i niezamierzone rezultaty. Ewaluacja to analiza projektu i rezultatów pozwalająca na określenie, w jakim stopniu zrealizowaliśmy przyjęty cel. Poprzez analizę naszych sukcesów i porażek możemy ustalić, jakich niezbędnych zmian trzeba dokonać, aby porażki się nie powtórzyły.

Plan ewaluacji:
Ustalenie na jakie pytania chcieliby otrzymać odpowiedź odbiorcy  ewaluacji (w tym  ewentualny   sponsor)

  • Określenie zagadnień, które trzeba przeanalizować poszukując odpowiedzi na te pytania

  • Określenie badanej próby

  • Określenie narzędzi pomiarowych (np. ustalenie pytań do ankiety, listy pytań w oparciu o które będziemy analizować dokumenty itp.)

  • Ustalenie planu zbierania danych i ich analizy


I.  Budżet

Budżet opracowujemy zgodnie z pozycjami księgowymi (koszty osobowe i nieosobowe, koszty operacyjne itp.) lub w inny sposób podany przez sponsora.  O ile o sposobie  opisu budżetu zwykle decyduje sponsor, to obowiązek takiego sporządzenia budżetu, aby w sposób oczywisty opisywał od strony kosztów działania projektu, spoczywa na zespole planującym.

Trzeba pamiętać, że budżet opisuje te same działania  rozwiązujące postawiony w projekcie problem,  tyle że w „języku liczb”. W budżecie nie mogą pojawić się w związku z tym jakieś nowe kategorie kosztów, jeśli nie są one bezpośrednio związane z działaniami przedstawionymi w części opisowej projektu.

Parę uwag praktycznych - zespół a nie solista

Planowanie i realizacja projektów to zadanie dla zespołu. Choć nasze pomysły wydają nam się zwykle najlepsze, to zamiana ich na realne działania, zwłaszcza „cudzymi rękoma” zwykle bywa bardzo trudna. Nawet najlepszy pomysł nie przerodzi się w realny projekt, jeśli ludzie nie uznają go za ważny, potrzebny, nie zidentyfikują się z nim. Planowanie i realizacja projektów społecznych  opiera się na filozofii współpracy i partnerstwa.

Nie wszystko od razu

Problemy wokół nas zwykle są zbyt skomplikowane, żeby dało się je rozwiązać jednym ciągiem działań, jednym i jedynym projektem. To raczej  zestaw projektów, stanowiący szerszy program działania, daje taką szansę.  Projekt to plan uporządkowanych działań nastawionych na rozwiązanie wybranego aspektu problemu – konkretnego celu.

Przykład: Za 20 tys. zł nie da się rozwiązać problemu bezrobocia w gminie. Kwota ta jednak może okazać się wystarczająca w projekcie przekwalifikowania danej grupy osób bezrobotnych „pod potrzeby” danego pracodawcy (za te pieniądze dostarczymy określonym  osobom bezrobotnym  brakujących, a potrzebnych w danej pracy umiejętności).

Uzgodnienia,  czyli pożytki  płynące z rozmawiania z ludźmi

Planowanie i realizacja projektów staje się znacznie łatwiejsze, jeśli zaczynamy od rozmów z bezpośrednimi beneficjentami i lokalnymi partnerami. Dotyczy to  wymiany  spostrzeżeń, poglądów, opinii, dyskusji o tym, co uważamy za ważne, cenne, a co za niepożądane. Chociaż patrzymy na to samo, często widzimy co innego. To najczęściej nie zła wola, lecz różnice w naszym doświadczeniu, przyjętych wartościach i priorytetach życiowych powodują, że chociaż żyjemy w tej samej obiektywnej rzeczywistości, to  odbieramy ją inaczej i formułujemy wobec niej odmienne oczekiwania.

Uzgodnienie tych „subiektywnych światów”, uzgodnienie, co jest problemem i jak powinniśmy go rozwiązać, to nawet więcej niż połowa sukcesu. Uzgodnić zwłaszcza musimy, jak pamiętamy, trzy  punkty:

  • jak jest

  • jak powinno być

  • w jaki sposób powinniśmy osiągnąć nasz cel


Rozpoznanie potrzeb (jak jest)

Nawet jeśli mamy najszlachetniejsze intencje, to uszczęśliwianie ludzi bez ich wiedzy i zgody zwykle nie przynosi oczekiwanych efektów Dlatego każdy projekt powinien wychodzić od znalezienia wspólnej z samymi zainteresowanymi odpowiedzi na pytanie: czego potrzebują i w jaki sposób można  im w tym pomóc.

Przykład To, że my widzimy potrzebę zorganizowania dla grupy młodzieży koła miłośników literatury francuskiej, nie musi automatycznie oznaczać, że oni tego potrzebują i chcą.

Wspólny cel

Jeśli uzgodnimy wspólnie z samymi zainteresowanymi czego realnie potrzebują, pozostaje nadal do uzgodnienia, co konkretnie chcemy razem osiągnąć. Jeśli cel będzie określony precyzyjnie  i w sposób mierzalny, to szanse powodzenia projektu rosną.

Wniosek o dotacje, czyli zrozumieć sponsora

Jeśli uzgodniliśmy w zespole planującym, na czym polega problem i jaka jest pożądana wizja docelowa, to przynajmniej sami wiemy, o co nam chodzi. Teraz trzeba nasz sposób rozwiązania problemu w taki sposób opisać we wniosku o dotacje, żeby przekonać potencjalnego sponsora, że nasz projekt jest zgodny z jego celami .

Podstawową umiejętnością w tym zakresie jest czytanie ze zrozumieniem. Sponsor opisując swoją misję, cele i  sposoby działania zwykle  jasno wykłada swój sposób podejścia do problemów, które go interesują. Wystarczy więc przeczytać, przemyśleć i podjąć decyzję czy „jest nam po drodze”. Przekonywanie sponsora, że źle wydaje swoje pieniądze i powinien zmienić swoje priorytety, nie jest działaniem skutecznym. Nasz wniosek o dotację zostaje też zwykle odrzucony, jeśli to na sponsora zrzucamy wysiłek takiego przeformułowania projektu, żeby pasował do jego priorytetów. Nie ma powodu, żeby to robić, ponieważ zwykle jest mniej pieniędzy niż pomysłów na ich wydanie. Wygrywają zwykle te wnioski o dotacje, które jasno prezentują racje przemawiające za tym, że dofinansowanie opisanych  działań w oczywisty sposób realizuje również cele sponsora.

Realizm nad emocjami we wnioskach o dotacje

Projekty społeczne rozwiązują ważne problemy tych grup, które zwykle znajdują się w gorszej sytuacji niż inni. Stąd wnioski o dotacje często pisane sa z pozycji  „patrzcie, jacy jesteśmy biedni i potrzebujący”. Opisując problem we wniosku o dotację w taki sposób „że dalej się nie da żyć” wierzymy, że groza sytuacji wystarczająco zmotywuje sponsora do dofinansowania naszego projektu. To jednak często złudna nadzieja. Kryteria oceny wniosków przyjęte przez sponsorów są zwykle zorientowane na realizm projektu: jeśli cel  jest nieprecyzyjny, zbyt rozległy w stosunku do zakresu działań opisanych w projekcie, to istnieje ryzyko  dofinansowania działań, których efekty trudno będzie określić.  Sponsor może więc obawiać się, że jego pieniądze zostaną źle wykorzystane.

Monitoring i ewaluacja

Już na poziomie planowania warto przy każdym działaniu opisać wskaźniki po jakich poznamy, w jakim stopniu dane działanie przyniosło oczekiwany efekt. Monitoring pozwala sprawdzać na bieżąco czy idziemy we właściwą stronę. Dzięki temu możemy korygować działania i unikamy większych  katastrof. Z kolei  sponsorowi dajemy  większe gwarancje, że dofinansowywany projekt powiedzie się.

Budżet, czyli kryterium prawdy o projekcie

Często działania opisywane we wniosku o dotację mają się „nijak” do budżetu. To poważny zarzut, który zwykle dyskwalifikuje wniosek o dotację. Stąd warto zacząć opracowywanie budżetu od „kosztowego” opisania każdego z działań wymienionych w harmonogramie. Dopiero później należy uporządkować wszystkie występujące koszty w odpowiednie kategorie wymagane przez sponsora. Idąc „z dołu do góry” niczego nie pomijamy i „nie odrywamy się” od opisanych wcześniej działań. Dzięki temu  zachowujemy spójność działań i kosztów. Z drugiej strony nie narażamy się na sytuację, kiedy to zapomnienie o jakimś wydatku zmusza nas do dramatycznego poszukiwania środków w trakcie realizacji projektu. Dobrze zaplanowany budżet to mniej stresu i większa skuteczność działań.

 

 

2007-06-13

Kliknij, aby pobrać dokument w formacie DOC